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Gestión de costos

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Procesos de registro de consumos para la operación de los equipos.

¿Cómo se manejan los costos administrativos?

Infomante cuenta con el módulo de costos de equipo, el en cual se registran los diferentes conceptos que se controlan (consumo de gasolina, agua, vapor, peajes, gas natural, entre otros) y que además no se pueden relacionar en una orden de trabajo.

Es necesario actualizar en forma periódica (diario, semanal, mensual, entre otros,) los consumos de los diferentes equipos, esto permite tener un registro detallado de los mismos. Al final de cada período, se realiza un cierre que consolida la información entre las fechas especificadas.

Por medio de Infomante puede obtener reportes de rendimiento por equipos y sus costos, además de los diferentes reportes por conceptos de gastos, consumos por equipos, entre otros.

¿Para qué sirve la clase de gastos en el módulo de costos de equipo?

La clase de gastos sirve para agrupar varios conceptos de gastos que tienen características comunes, por ejemplo: gas natural, gasolina, acpm y carbón. Pueden ser agrupados dentro de una clase de concepto llamada Combustibles.

Con la creación de esta opción, también fue creado un reporte con el que podrá obtener la información consolidada de los consumos realizados por clase de gasto, este se encuentra en archivo - imprimir - consumos de equipo y dentro del reporte se debe escoger consolidado por clase.

¿Por qué se asocian equipos a los conceptos de gasto?

Se asocian para evitar que se carguen gastos que no corresponden a la naturaleza del equipo, también para controlar la cantidad máxima de consumo que puede tener el equipo por cada concepto.

Es particularmente útil en equipos de transporte, por ejemplo para no permitir registrar consumos de gasolina a equipos que trabajan con acpm, además de registrar cuánto es la cantidad máxima que se puede realizar en un consumo.

¿Por qué Infomante no me permite registrar un consumo a un equipo y sale un mensaje que dice: “El concepto de gasto no esta asociado al equipo”?

En la instalación realizada en su empresa, está activada la validación de Infomante que obliga a que los conceptos de gastos estén asociados a los equipos con una cantidad máxima permitida de consumo, esto obliga a que se haga el asocio que se realiza mediante el siguiente proceso:

  1. Ingresar a abrir/tablas básicas/conceptos de gastos
  2. Buscar el concepto de gasto que quiere asociar a los activos y hacer doble clic en la tabla de consulta.
  3. Hacer clic en el menú superior en la opción que dice “asocio equipos”.
  4. Hacer clic en el botón agregar.
  5. Buscar los equipos usando los criterios de búsqueda y luego haciendo clic en el botón buscar.
  6. Indicar la cantidad máxima del concepto de gastos que puede ser registrada en un solo registro consumo en el campo cantidad máxima.
  7. Hacer clic en aplicar.

¿Qué hace y para qué sirve el proceso de consolidado de gastos?

El proceso de Consolidado de gastos es un proceso que cierra un periodo de los gastos de los equipos y no permite que se registren más consumos a los equipos en esas fechas. Se usa porque es importante que una vez terminado un periodo, éste se cierre y queden inmodificables los registros, todo con fines de auditoria.

También sirve para poder consolidar la información para generar reportes como rendimiento de equipos y presupuestos por conceptos de gastos.

¿Cómo se puede “devolver” el proceso de consolidación de gastos?

No es posible, este es un proceso que debe hacerse con sumo cuidado y sólo por personal autorizado, si se realiza, ya no es posible modificar los consumos realizados durante el periodo cerrado. Si esto sucede debe ponerse en contacto con SOPORTE Y CIA. S.A.S.

¿Para qué sirve la opción de equivalencia de alturas?

Para consumos específicamente de combustibles, algunas empresas tienen estaciones de servicio con tanques contenedores. Estos tanques son registrados en Infomante como bodegas.

En la opción de equivalencia de alturas, se permite registrar a diferentes alturas del tanque (Bodega) cuánto volumen equivalente está contenido. Este valor se expresa como un factor de equivalencia.

Todo este proceso es usado a la hora de definir el inventario de combustible.

¿Cómo se usa el inventario de combustible?

Cada vez que se hace una compra de combustible para reabastecer el tanque (Bodega), se hace un registro de los niveles y galones comprados y descargados. Todo con el fin de poder tener un control de entradas y salidas de combustible. Para conocer más del proceso, póngase en contacto con un consultor.

¿Es necesario tener el control de inventario para usar la planilla de consumo?

No, pero sí es necesario registrar en la planilla el valor final e inicial del contador de la estación de servicio en el encabezado de la planilla.